Jullie gaan trouwen! De datum staat vast, de locatie is misschien al geboekt en de eerste plannen krijgen vorm. Maar wanneer moet je eigenlijk de save the date versturen? En hoeveel tijd later volgt de officiële trouwkaart?
Je wilt natuurlijk dat jullie gasten de datum op tijd vrijhouden, maar ook niet dat de uitnodigingen zo vroeg op de deurmat vallen dat iedereen de details alweer vergeten is. En dan moet je tussendoor ook nog een ontwerp kiezen, proefdruk bestellen en adressen verzamelen. Gezellig, zo'n bruiloft organiseren. :)
In deze blog vertel ik je precies wanneer je save the date kaarten en trouwkaarten verstuurt, hoe je de planning aanpakt en waar je rekening mee moet houden. Mét en zonder save the date, zodat je precies weet wat voor jullie handig is.
Wat is het verschil tussen een save the date en een trouwkaart?
Een save the date is eigenlijk de eerste aankondiging van jullie bruiloft. Je laat weten dat jullie gaan trouwen en op welke datum. Zo kunnen gasten deze dag alvast vrijhouden, ook als de rest van de planning nog niet helemaal vaststaat.
De trouwkaart is de officiële uitnodiging. Hierop staan alle belangrijke details: waar en hoe laat gasten verwacht worden, het programma, de RSVP en eventueel informatie over de dresscode of ceremoniemeesters.
Zie de save the date als het eerste voorproefje en de trouwkaart als de complete uitnodiging. En nee, ze hoeven niet precies hetzelfde te zijn, al is het natuurlijk leuk als er iets van de stijl terugkomt.
Wanneer verstuur je een save the date?
Het ideale moment om jullie save the date kaarten te versturen hangt af van jullie trouwdatum, de locatie en de gasten die jullie uitnodigen. Dit zijn handige richtlijnen:
- Bruiloft in Nederland: ongeveer 6 tot 9 maanden van tevoren.
- Bruiloft in het buitenland: ongeveer 9 tot 12 maanden van tevoren.
- Trouwen in de zomer of vakantieperiode: bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf.
- Kleine bruiloft dichtbij huis: 4 tot 6 maanden vooraf kan ook voldoende zijn.
Dit zijn natuurlijk geen strenge regels. Het belangrijkste is dat gasten voldoende tijd hebben om rekening te houden met jullie trouwdag.
Trouwen jullie in de zomervakantie of in het buitenland? Dan zou ik zeker niet te lang wachten. Vakanties worden soms al ver van tevoren geboekt. En je wilt natuurlijk niet dat de helft van de familie toevallig op dezelfde camping in Frankrijk zit.
Mijn tip: verstuur de save the date pas als jullie trouwdatum echt vaststaat en jullie zeker weten wie jullie willen uitnodigen. Je hoeft nog niet alle details te weten, maar het is wel fijn als de datum en gastenlijst definitief zijn.
Wanneer verstuur je de trouwkaart als je al een save the date hebt verstuurd?
Hebben jullie eerder save the dates verstuurd? Dan weten gasten al dat ze deze datum vrij moeten houden. Je hebt dus wat meer ruimte om de officiële uitnodigingen later te versturen.
Mijn advies is om de trouwkaarten ongeveer 6 tot 8 weken voor de bruiloft te versturen. Bij een bruiloft met veel reisplanning, bijvoorbeeld in het buitenland, kan 8 tot 12 weken van tevoren fijner zijn.
Zo ontvangen gasten op tijd het programma, de locaties en alle praktische informatie. Heb je een RSVP nodig voor de catering? Houd dan voldoende tijd over tussen het versturen en de uiterste reactiedatum.
Wanneer verstuur je trouwkaarten zonder save the date?
Niet ieder bruidspaar kiest voor een save the date. Misschien plannen jullie de bruiloft op kortere termijn, houden jullie het klein of vinden jullie één mooie trouwkaart gewoon voldoende. Dat kan natuurlijk ook!
Zonder save the date zou ik de trouwkaart ongeveer 3 tot 4 maanden voor de bruiloft versturen. Gasten hebben dan wat meer tijd om de datum vrij te houden.
Trouwen jullie tijdens een vakantieperiode, op een doordeweekse dag of op een locatie waarvoor gasten moeten reizen? Dan mag dit gerust nog eerder.
Je kunt belangrijke gasten natuurlijk ook alvast persoonlijk informeren over de datum, voordat de officiële trouwkaarten worden verstuurd.
Handig om te onthouden: mét save the date verstuur je de trouwkaart meestal 6 tot 8 weken vooraf. Zonder save the date is 3 tot 4 maanden vooraf vaak een prettige richtlijn.
Wanneer begin je met het ontwerpen en bestellen van trouwkaarten?
Wat vaak vergeten wordt bij het plannen: je moet de kaarten natuurlijk ook nog ontwerpen en bestellen voordat je ze kunt versturen.
Misschien heb je binnen vijf minuten je favoriete trouwkaart gevonden (wat ik natuurlijk heel leuk zou vinden), maar soms wil je toch nog kleuren aanpassen, een illustratie toevoegen of verschillende papiersoorten bekijken.
Daarom zou ik ongeveer 4 tot 6 weken vóór je gewenste verzenddatum beginnen met het ontwerpen en bestellen van de trouwkaart. Bij een volledig ontwerp op maat kun je beter nog eerder starten.
Houd rekening met een proefdruk
Ik raad altijd aan om eerst een proefdrukje te bestellen. Kleuren kunnen op papier anders overkomen dan op je beeldscherm en een kaart in het echt vasthouden is toch nét even anders.
Bij Bladergoud is de gebruikelijke levertijd van een proefdruk ongeveer 3 tot 4 werkdagen. Houd daarnaast tijd vrij voor eventuele wijzigingen, de definitieve bestelling en het schrijven van de enveloppen.
Zeker bij bijzondere vormen, folie of gepersonaliseerde illustraties is wat extra tijd geen overbodige luxe.
De complete tijdlijn voor jullie trouwkaarten
Om alles wat overzichtelijker te maken, heb ik een voorbeeldplanning gemaakt voor een bruiloft waarbij jullie ook save the dates versturen.
De trouwdatum en locatie worden vastgelegd. Maak alvast een eerste gastenlijst en kies of jullie save the dates willen versturen. Bij een buitenlandse bruiloft kun je in deze periode al de kaarten versturen.
Verstuur jullie save the date kaarten. Nu kunnen gasten de datum alvast in hun agenda zetten.
Begin met het kiezen en personaliseren van de trouwkaart. Verzamel adressen, werk de teksten uit en bespreek eventueel de vormgeving met jullie ceremoniemeester.
Bestel een proefdruk, controleer de teksten en plaats op tijd jullie definitieve bestelling.
De officiële trouwkaarten gaan op de post! Gasten ontvangen alle informatie over jullie trouwdag.
Laat de RSVP-deadline verstrijken en neem contact op met gasten die nog niet hebben gereageerd. Controleer de aantallen.
Geef de definitieve aantallen op tijd door aan jullie locatie en catering. Vergeet ook niet de naamkaartjes, menukaarten en andere onderdelen van jullie trouwdrukwerk.
Dit is een voorbeeldplanning, geen vaste regel. Bespreek met jullie trouwlocatie wanneer de definitieve aantallen bekend moeten zijn en stem de planning daarop af.
Wanneer zet je de RSVP-deadline?
De RSVP is het moment waarop gasten laten weten of ze aanwezig zijn. Dat is handig voor de tafelschikking, het diner en natuurlijk het definitieve aantal gasten.
Een goede richtlijn is om de RSVP-deadline ongeveer 3 tot 4 weken voor jullie trouwdag te zetten.
Maar controleer eerst wanneer de locatie en cateraar de definitieve aantallen nodig hebben. Plan de RSVP-deadline bij voorkeur minimaal een week eerder, zodat je nog tijd hebt om achter ontbrekende reacties aan te gaan.
Hebben jullie veel internationale gasten of moeten er overnachtingen geregeld worden? Dan kan een eerdere reactiedatum verstandig zijn.
En wanneer regel je de rest van het trouwdrukwerk?
De save the date en trouwkaart zijn meestal de eerste kaarten die jullie gasten zien, maar misschien willen jullie ook nog menukaarten, naamkaartjes, een welkomstbord of bedankjes in dezelfde stijl.
Je hoeft dat gelukkig niet allemaal tegelijk te bestellen. Wel is het handig om alvast na te denken over wat jullie willen gebruiken.
Een welkomstbord kun je vaak eerder voorbereiden, terwijl je met naamkaartjes meestal beter kunt wachten totdat de gastenlijst en tafelschikking definitief zijn.
Bij Bladergoud kun je de illustraties, kleuren en sfeer van jullie trouwkaart laten terugkomen op allerlei bijpassende extra's. Zo wordt het één mooi geheel, zonder dat je alles op hetzelfde moment hoeft te regelen.
Wat zet je op een save the date kaart?
Een save the date hoeft eigenlijk helemaal niet zoveel informatie te bevatten. Jullie namen, de trouwdatum en een aankondiging dat de officiële uitnodiging nog volgt, zijn meestal voldoende.
Maar wat doe je als jullie verschillende daggasten en avondgasten hebben? Moet je de trouwlocatie al noemen? En hoe schrijf je een leuke save the date tekst zonder dat het heel standaard klinkt?
Daar heb ik een aparte blog over geschreven, vol voorbeeldteksten, creatieve ideeën en praktische tips voor het ontwerpen van jullie save the date.
Veelgestelde vragen over het versturen van trouwkaarten
Is een save the date echt nodig?
Nee, een save the date is niet verplicht. Het is vooral handig als jullie ver van tevoren willen laten weten wanneer de bruiloft plaatsvindt. Bijvoorbeeld bij een zomerbruiloft of als gasten moeten reizen.
Kun je een save the date te vroeg versturen?
Ja, dat kan. Als de datum, gastenlijst of belangrijke plannen nog niet vaststaan, kan een heel vroege save the date onhandig zijn. Zorg dat de datum definitief is en stuur de praktische details later op de trouwkaart.
Hoe lang van tevoren moet je trouwkaarten bestellen?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de geplande verzenddatum met het ontwerpen en bestellen. Zo is er tijd voor een proefdruk, aanpassingen en het drukken van de definitieve kaarten. Voor maatwerk is vaak meer tijd nodig.
Wanneer verstuur je trouwkaarten als je niet voor een save the date kiest?
Ongeveer 3 tot 4 maanden voor de bruiloft is een fijne richtlijn. Bij een buitenlandse bruiloft, vakantieperiode of veel reizende gasten kan eerder versturen verstandig zijn.
Moet je alle gasten tegelijk uitnodigen?
Dat hoeft niet per se, maar zorg wel dat iedere gast op tijd weet welk deel van de dag hij of zij is uitgenodigd. Voor daggasten en avondgasten kun je verschillende teksten gebruiken.
Wanneer bestel je naamkaartjes en menukaarten?
Menukaarten kun je bestellen zodra het menu vaststaat. Met naamkaartjes kun je beter wachten totdat de definitieve gastenlijst en tafelschikking bekend zijn. Controleer altijd de actuele levertijd.
Mijn belangrijkste advies: begin op tijd, maar houd het simpel
Een bruiloft plannen bestaat uit ontzettend veel kleine beslissingen. Het is fijn als de trouwkaarten daar niet nóg een ingewikkeld project bij worden.
Kies een planning die past bij jullie trouwdag, houd wat ruimte voor een proefdruk en eventuele aanpassingen, en zorg vooral dat jullie gasten op tijd de juiste informatie ontvangen.
En het leuke? Een save the date is meteen het eerste kleine voorproefje van jullie trouwdag. Ik help jullie graag om daar iets bijzonders van te maken, met handgemaakte illustraties, vrolijke kleuren en originele vormen.
